یک بازرس خوب چه خصوصیاتی دارد؟

رضا یاوری- مدرس و مشاور

بسیاری از کارشناسان ایمنی یکی از وظایفی که دارند، انجام بازرسی است که سعی می­کنند با این کار، خطرات بالفعل و بالقوه محیط کار را شناسایی نمایند، با اقداماتی که انجام می­دهند، کارکنان را از خطرات دور کنند یا گزارشاتی تهیه کنند و به مسئولان کارگاه بدهند تا آنان در فرصتی که ارائه شده است، خطرات را برطرف نمایند

ولی برخی از بازرسان بسیار قوی عمل می­کنند و برخی دیگر ضعیف! علت این امر چیست؟

شاید این موضوع برای شما هم پیش آمده که با بازرسان بسیار خوبی برخورد کرده­اید که بسیار در کار خود موفق بوده­اند و مدیران و کارکنان احساس خوبی با این افراد دارند و وقتی در محیط کار حاضر می­شوند بسیاری از مشکلات ایمنی برطرف می­گردد و تمام افرادی که در محیط کار هستند با این بازرس­ها همکاری­های خوبی دارند که باعث حیرت بسیاری از بازرسانی می­شود که بارها مراجعه می­کنند تا کوچکترین مشکل را برطرف کنند ولی کسی به حرف آنان گوش نمی­دهد، در این مقاله برخی از خصوصیات این افراد را برای شما ذکر می­کنیم تا با راز بازرسان موفق بیشتر آشنا شوید.

۱- مهارت مذاکره و متقاعدسازی را بلد هستند

این مهارت، یک مهارت بسیار خوب و اثربخش در برطرف کردن مشکلات پیش آمده است. برای برخی مدیران ممکن است شرایط کاری کارکنان ، زیاد مهم نباشد و بیشتر به تولید  بپردازند،  ولی به جنبه­های دیگر زیاد توجه نکنند که این مهارت می­تواند باعث موفقیت در برطرف نمودن عدم انطباق­ها شود و اگر مدیرانی با این تفکرات را دارند به راحتی قانع کنند که حتی یک خط تولید را متوقف کنند.

۲- مهارت خوب شنیدن دارند

اگر یک بازرس، مهارت خوب شنیدن را بلد باشد، می­تواند ریشه بسیاری از مشکلات را از زبان دیگران بشنود و نسبت به تهیه گزارش خوب اقدام نماید.

معمولاً کارکنان در صحبت­های خود  از مشکلات ریشه­ای بسیاری صحبت می­کنند که اگر یک بازرس چنین توانایی داشته باشد به­راحتی می­تواند از خطرات زیادی جلوگیری نماید، بدون اینکه به محل کار مراجعه نماید.

۳- از فن بیان خوبی برخوردار هستند

خوب صحبت کردن می­تواند اثر بسیار زیادی در محیط کار داشته باشد و اگر شما بدانید با هر فردی چگونه صحبت کنید، مطمئناً به خواسته­های خود خواهید رسید.

بیشتر روابط ما در محیط کار با کلام است و اگر این مهارت خوب را بدانیم، علاوه بر اینکه می­توانیم اثرگذار باشیم، باعث رنجش دیگران نیز نمی­شویم و با  یک کلام شیوا و اثرگذار مطلب خود را ارائه می­کنیم.

فعالیت بازرسی از محیط کار، یک فعالیت پراسترس برای کارکنان است و وقتی شما به عنوان یک بازرس وارد محیط کار می­شوید، می­توانید این استرس را با بیان و لحن خود کاهش دهید و کارکنان به جای اینکه در مقابل شما بایستند، در کنار شما باشند  و کمک کنند تا شما مشکلات را برطرف نمایید.

۴- نحوه نگارش یک گزارش خوب را می­دانند

اگر یک بازرس نتواند گزارش خوب تهیه کند، مشکلات مشاهده شده روی زمین می­ماند و افراد به عدم انطباق­ها به خوبی توجه  نمی­کنند ولی یک گزارش خوب ممکن است تمام امکانات یک سازمان را برای برطرف کردن مشاهدات شما، بسیج کند تا آن مشکل هر چه زودتر برطرف شود.

مهارت­های آیین نگارش، نحوه شروع و اتمام یک گزارش، استفاده از تصاویر، نتیجه­گیری و ارائه پیشنهادات کاربردی و اجرایی، شما را زودتر به نتیجه می­رساند و اهمیت موضوع را بیشتر به خواننده منتقل می­کند.

۵- با چشمان تیزبین بازرسی می­کند

چشمان یک بازرس باید از عقاب تیزتر باشد و در هنگام مراجعه به سازمان، تمام جوانب کار را به خوبی ببیند و حتی از راه دور تشخیص دهد که چه مشکلی وجود دارد و اقدامات مناسب را انجام دهد.

برخی اوقات کارکنان سعی می­کنند کارهایی انجام دهند که عدم انطباق­ها از چشم شما پنهان باشد ولی شما می­توانید با خوب دیدن بدون کارآگاه بازی، شواهد عدم انطباق را مشاهده کنید و جلوی اینگونه فعالیت­ها را بگیرید.

۶- مهارت مدیریت زمان دارند

اگر مدیریت زمان در فعالیت­های یک بازرس وجود نداشته باشد، علاوه بر اینکه نمی­تواند مکان­های زیادی را مورد بازرسی قرار دهد، کارکنان و مدیران مجموعه­ها هم با ورود این فرد احساس ناراحتی می­کنند، چون می­گویند که باعث می­شود، نتوانند به دیگر کارهای روتین خود بپردازند ولی اگر شما همان مدت زمان بیان شده در برنامه را اجرا کنید، از دید مدیران و کارکنان، بازرس منظمی خواهید بود و نگاه ویژه­ای به شما خواهند داشت.

۷- نظم فردی را رعایت کنند

دارای پوشش مناسب، مرتب و آراسته باشند. اگر خانم هستند با پوشش مناسب محیط کار اقدام به بازرسی کنند؛ مانند (مانتو و شلوار، مقنعه،کفش مناسب و….) و اگر آقا هستند (لباس کار، کفش، صورت و موی اصلاح شده و…) ملزومات شخصی خود را مانند (خودکار، چک لیست ها، کاغذ و…) با خود همراه داشته باشند و و این وسایل را با نظم خاصی نگهداری کنند. شاید این موارد از نظر برخی افراد ساده باشد ولی آراسته بودن فردی بازرس، اثر فوق­العاده ای بر ذهن مدیران و کارکنان دارد و او را به عنوان یک فرد حرفه­ای قبول می­کنند.

۸- قاطعیت در بازرسی

علاوه بر اینکه مهربان و دلسوز است، در کار خود قاطعیت دارد و تا کاری را به نتیجه نرساند، رها نخواهد کرد.

اگر موضوعی باشد که جان افراد در خطر باشد، با قاطعیت تمام، سعی در برطرف نمودن مشکل دارد.

۹- برنامه­ریزی در وجود آنان نهادینه شده است

برنامه­ریز دقیقی هستند. با برنامه­ریزی منسجم و دقیق اقدام به بازرسی می­کنند. هدف هر بازرسی را از  قبل به خوبی می­دانند و سعی می­کنند مطابق با اهداف از پیش تعیین­شده، اقدام به بازرسی کنند.

وقتی یک بازرس برنامه­ریزی دارد، می­تواند به تمام جوانب محیط کاری به خوبی بپردازد و موضوعات نهفته محیط کار را شناسایی کند. اگر یک بازرس بدون برنامه و هدف وارد مجموعه شود معمولاً هیچ دستاوردی نخواهد داشت.

۱۰- در کار خود یک متخصص است

نظرات و کارشناسی­هایی که انجام می­دهد، بی­نظیر است و نسبت به محیط کاری که در حال بازرسی است، شناخت خوبی دارد.

همیشه در حال یادگیری است و آموخته­های خود را به­روز می­کند و این یادگیری ممکن است از یک کارمند رده پایین باشد تا حضور در همایش­ها و…

فردی که دارای تخصص بالایی است، حرفش برای کارکنان و مدیران سند است و حرف­ها و نوشته­ هایش بیشتر مورد توجه قرار می­گیرد.

۱۱- از بازرسی او، یادگیری اتفاق می­افتد

تمام افرادی که همراه بازرسی ماهر هستند، مطالب بسیاری را فرا خواهند گرفت و این موضوع باعث می­شود به بازرسی­های او توجه ویژه­ای شود.

اگر شما بتوانید بازرسی همراه با آموزش داشته باشید، کارکنان از حضور شما لذت می­برند و اگر ضعف­هایی هم داشته باشند با حضور شما برطرف می­گردد.

هر چه شما بتوانید دانش افراد را ارتقاء دهید، کارتان راحت­تر است و شاهد عدم انطباق­های کمتری خواهید بود.

۱۲- روابط خوب با کارکنان و مدیران دارند

بسیار دوست­داشتنی هستند و با افراد با مهربانی برخورد می­کنند. دیگران را به عنوان یک دوست خوب قبول دارند و سعی می­کنند رفتار مؤدبانه داشته باشند. اگر شما هم می­خواهید درکارتان موفق باشید، از امروز اقداماتی را که می­تواند شما را به عنوان یک فرد موفق به جامعه معرفی کند، لیست­برداری کنید و  برای هر موضوعی که در آن نقطه­ضعف دارید، برنامه­ریزی کنید و آن مهارت را فرا بگیرید.